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メールの常識

プライベートではないメールのやり取りで、基本的なマナーをわきまえていない方もおられて驚くことがある。

自分も人のことは言えないが、以下日経よりビジネスメールの基本的なマナーについて転載します。

返信する際は「Re」と付く形で送るが、ビジネスメールの著書があるマナーコンサルタントの西出ひろ子さんは「Reの後は必要に応じて書き換えよう」と助言する。件名は本文の概要が一目で分かるよう具体的にするのがポイント。例えば「次回セミナーについて」とするより「5月15日セミナーの会場変更について」の方が分かりやすい。
 メールの本文は(1)宛名(2)冒頭あいさつと名乗り(3)用件(4)結びのあいさつ(5)署名、と5つに分けて構成するのが基本だ。宛名は「B商事 営業部主任 C様」のように相手の会社、所属先、肩書を付けよう。やりとりが続くようなら氏名だけにしてもよい。
 「拝啓 陽春の候……」といった時候のあいさつは原則として不要。「社内の相手には『おつかれさまです』、社外には『お世話になっております』と簡潔な表現で十分」(平野さん)
 文章の言葉は丁寧語が基本。用件は簡潔にまとめる。長くても1行当たり30文字程度で、箇条書きなどを上手に使おう。署名を毎回付ければ、相手は電話番号など連絡先を探して過去のメールを検索する手間が省ける。
 返信は受け取ってから1日以内が望ましい。外出先で携帯電話やスマホで送るのは緊急時に限るのが無難だ。個人アドレスからのメールはビジネスツールとして定着していないため、相手によっては不快に感じるかもしれない。

■誤字脱字を直す

 送信前には読み返して誤字脱字を直す。要注意なのは添付ファイルの付け忘れだ。本文に、添付した旨を書く癖を付ければ添付忘れの防止にもなる。ファイル容量が大きいとメール自体が届かないことが多いため、合計で2メガバイトを目安にしよう。2メガバイトを超える場合はメールを分けるか、無料で利用できる転送サービスを使うのが選択肢だ。
 ビジネスメール協会の2014年全国調査(有効回答1422)によると自分のメールに不安を感じていると回答した人は全体の約7割に達し、受け取ったメールで不快な気持ちになったという人は過半数を占めた。自分のメールを見直すと相手とのコミュニケーションが深まり、仕事の質の向上につながるかもしれない。

ということで、

【件名】 一目で内容の要点がわかるように

【本文】

宛名・・・相手の社名、役職、○○様と明記


あいさつと名乗り・・・・お世話になってます○○と申しますなど簡潔に

用件・・・内容は具体的に

結びの挨拶・・・よろしくおねがいしますなど簡潔に

署名・・・名刺記載と同程度の情報を入れる


メールの返信は24時間以内に、すぐに返信できない場合は、「内容を確認して後日お返事します」などとりあえず返信する。

プライベートメールのときは
どうぞお好きなように(^^)/





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